W SKRÓCIE

  • Komunikacja za pośrednictwem ekranów może nie dawać takich samych wyników jak staromodna komunikacja osobista.
  • Pary komunikujące się wirtualnie generowały znacznie mniej pomysłów w porównaniu z parami pracującymi stacjonarnie, prawdopodobnie z powodu zawężonego skupienia wzrokowego.
  • Zmęczenie wirtualnym spotkaniem zostało określone „szkodą dla dobrego samopoczucia i produktywności pracowników”.
  • Istotnymi predyktorami zmęczenia wirtualnymi spotkaniami były poczucie fizycznego uwięzienia, lęk przed lustrem, brak przerwy między wideokonferencjami i czas trwania wideokonferencji.
  • Upewnij się, że każdą godzinę spędzoną na komunikowaniu się wirtualnie można zrekompensować wyraźną komunikacją osobistą oraz dużą ilością aktywności fizycznej i codziennego ruchu, najlepiej na świeżym powietrzu, w naturalnym otoczeniu.

Według dr. Mercoli

Pandemia COVID-19 przyspieszyła już zmieniający się trend w kierunku komunikacji cyfrowej. Dzięki milionom pracowników zobowiązanych do pracy w domu, wykorzystanie platformy Zoom do wideokonferencji wzrosło 30-krotnie w kwietniu 2020 r., a w szczytowym momencie w wirtualnych spotkaniach uczestniczyło ponad 300 milionów osób dziennie.

Jednak wirtualne przestrzenie robocze nadal cieszą się popularnością, nawet po zniesieniu ograniczeń związanych z pandemią. Od 2020 do 2021 roku Zoom odnotował wzrost przychodów rok do roku o 355%, 367% i 369% odpowiednio w drugim, trzecim i czwartym kwartale.

„Praca nie jest już miejscem. To przestrzeń, w której Zoom służy umożliwieniu Twoim zespołom łączenia się i realizacji ich najlepszych pomysłów” – powiedział Eric S. Yuan - założyciel i dyrektor generalny Zoom. Okazuje się jednak, że najlepsze pomysły mogą nie powstać wirtualnie, a coraz większe poleganie na komunikacji wirtualnej może wiązać się z kosztami poznawczymi.

Komunikacja wirtualna zmniejsza kreatywność

Komunikacja wirtualna może nie dawać takich samych rezultatów jak staromodna komunikacja osobista. Według naukowców z uniwersytetów Columbia i Stanford, zdolność do generowania pomysłów we współpracy jest „sednem postępu naukowego i komercyjnego”:

„Od greckiego sympozjum po Lennona i McCartneya, współpraca dostarczyła jednych z najważniejszych idei w historii ludzkości.
Do niedawna współpraca ta w dużej mierze wymagała tej samej przestrzeni fizycznej, ponieważ istniejące technologie komunikacyjne (takie jak listy, e-maile i rozmowy telefoniczne) ograniczały zakres informacji dostępnych dla komunikatorów i zmniejszały synchroniczność wymiany informacji (teoria bogactwa mediów, teoria obecności, teoria synchroniczności mediów).”

Jest jednak coś w dzieleniu się fizyczną przestrzenią, co przyczynia się do generowania kreatywnych pomysłów, i to „coś” jest tracone podczas współpracy online. W badaniu z udziałem 602 osób uczestnicy zostali losowo połączeni w pary, aby wygenerować kreatywne zastosowania produktu w ciągu pięciu minut, a następnie wybrać swój najbardziej kreatywny pomysł w ciągu kolejnej minuty. Pary pracowały razem osobiście lub wirtualnie, przy czym ta ostatnia używała obrazu wideo swojego partnera.

Odnotowano istotne różnice, w tym fakt, że pary pracujące wirtualnie wygenerowały znacznie mniej pomysłów ogółem w porównaniu z parami pracującymi osobiście. W drugiej części eksperymentu 151 par generowało kreatywne zastosowania produktu podczas spotkań osobistych lub wirtualnych, ale tym razem scenerią było pomieszczenie z 10 rekwizytami, niektóre zwyczajne, takie jak foldery, a niektóre nietypowe, takie jak plakat szkieletowy.

Ta faza badania polegała na poproszeniu uczestników o przypomnienie sobie rekwizytów znajdujących się w pokoju, podczas gdy naukowcy rejestrowali również spojrzenia uczestników. Pomysł polegał na przetestowaniu ich hipotezy, że „komunikacja wirtualna utrudnia generowanie pomysłów, ponieważ ograniczona przestrzeń wirtualna dzielona przez pary zawęża zakres wizualny, co z kolei zawęża zakres poznawczy”.

Skupienie się na ekranie utrudnia generowanie pomysłów

Wyniki potwierdziły ich hipotezę, pokazując, że pary pracujące wirtualnie spędzały znacznie więcej czasu skupione na ekranie, patrząc bezpośrednio na swoich partnerów, a znacznie mniej czasu na rozglądaniu się po pokoju.

W związku z tym byli w stanie przypomnieć sobie znacznie mniej niezwykłych rekwizytów znajdujących się w pokoju w porównaniu z parami pracującymi stacjonarnie. Co więcej, zarówno nietypowe przywołanie rekwizytów, jak i rozglądanie się po pokoju były znacząco związane ze wzrostem liczby kreatywnych pomysłów.

„Ta kombinacja analiz jest zbieżna z poglądem, że wirtualna komunikacja zawęża skupienie wzrokowe, co następnie utrudnia generowanie pomysłów” – wynika z badania. Następnie badacze poszli o krok dalej, aby ustalić, czy wyniki będą prawdziwe w typowym miejscu pracy, a nie w laboratorium.

W eksperymencie terenowym 1490 inżynierów pracowało w parach albo stacjonarnie, albo za pośrednictwem wideokonferencji, aby przez godzinę generować pomysły na produkty, a następnie wybrać jeden z nich jako innowacyjny produkt firmy.

Podobnie jak w przypadku badania przeprowadzonego w laboratrorium, inżynierowie pracujący wirtualnie wygenerowali mniej pomysłów ogółem i mniej pomysłów kreatywnych niż osoby, które pracowały razem osobiście. Pojawiły się jednak pewne wskazówki, że jeśli chodzi o wybór pomysłu, wirtualna komunikacja może być równoważna, a może nawet bardziej efektywna, niż osobista współpraca.

Czy konfiguracja hybrydowa jest najlepsza?

Podczas gdy komunikacja osobista może mieć pewne zalety w generowaniu kreatywnych pomysłów, istnieją inne czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o korzystaniu z komunikacji wirtualnej. Niektórzy sugerowali na przykład, że wirtualna komunikacja jest lepsza dla środowiska, podczas gdy 75% ankietowanych pracowników w USA w 2021 r. stwierdziło, że woli pracować zdalnie przynajmniej jeden dzień w tygodniu.

„Pod uwagę powinny zostać wzięte inne dodatkowe czynniki, takie jak koszt dojazdów i nieruchomości, potencjał do poszerzenia puli talentów, wartość nieoczekiwanych spotkań oraz trudności w zarządzaniu strefą czasową i regionalnymi różnicami kulturowymi” - zauważył zespół badaczy, dodając, że „wirtualna interakcja ma konkretne i natychmiastowe korzyści ekonomiczne”.

Korzystanie z połączenia komunikacji osobistej i wirtualnej może zatem oferować to, co najlepsze z obu światów, szczególnie jeśli tworzenie kreatywnych pomysłów jest priorytetem podczas spotkań stancjonarnych. Szacuje się, że w 2021 roku pracownicy amerykańscy pracowali w domu przez około 20% czasu.

Wirtualne zmęczenie jest prawdziwe

Należy zauważyć, że wirtualna komunikacja może mieć negatywny wpływ na zdrowie człowieka nie tylko poprzez koszty poznawcze, ale także przez zwiększoną ilość czasu spędzaną przed ekranem w pozycji siedzącej, co prowadzi do obaw o niewystarczającą ilość ruchu oraz ekspozycję na pola elektromagnetyczne i niebieskie światło, a także uczucie zmęczenia.

Zmęczenie wirtualnymi spotkaniami, czasami określane jako „zmęczenie zoomem”, stało się szeroko omawiane podczas pandemii, w tym wśród uczniów, którzy spędzali wiele godzin dziennie na lekcjach online po wybuchu pandemii. Według badania opublikowanego w The Journal of Applied Psychology, zmęczenie wirtualnymi spotkaniami jest opisane jako „uczucie wyczerpania i braku energii po dniu wirtualnych spotkań”. Naukowcy wyjaśnili:

„Opierając się na teorii związanej z autoprezentacją, proponujemy i testujemy model, w którym stan (włączony lub wyłączony aparat) był powiązany z codziennym uczuciem zmęczenia; z kolei codzienne zmęczenie negatywnie wpływało na zaangażowanie podczas wirtualnych spotkań.
Ponadto przewidujemy, że płeć i kadencja organizacyjna będą moderować tę relację, tak że używanie kamery podczas wirtualnych spotkań będzie bardziej męczące dla kobiet i nowych członków organizacji”.

Podczas czterotygodniowego badania zespół przeanalizował 1408 codziennych obserwacji 103 pracowników, stwierdzając, że ich teoria jest poprawna. Ponadto stwierdzono, że zmęczenie wirtualnym spotkaniem wpływa na wydajność na innych spotkaniach tego, jak i następnego dnia.

Wpływ wirtualnych spotkań na dzieci również nie jest znany, ale sugeruje się, że podobnie jak inne środki zastosowane podczas pandemii COVID-19, takie jak noszenie masek i dystans społeczny, mogą negatywnie wpływać na umiejętności komunikacyjne i językowe u młodzieży. Trudno zignorować możliwość, że osobiste uczestnictwo w spotkaniach może promować spójność grupy i lepsze wyniki.

W rozmowie z The Washington Post trener korporacyjny Paul Axtell wyjaśnił: „Spotkania osobiste zapewniają poczucie intymności, połączenia i empatii, które trudno odtworzyć za pomocą wideo. O wiele łatwiej jest poprosić o uważne słuchanie i obecność, co zapewnia psychologiczne bezpieczeństwo, które ludzie muszą wyczuć, aby się zaangażować i w pełni uczestniczyć”.

Z drugiej strony zmęczenie wirtualnym spotkaniem zostało określone „szkodą dla dobrego samopoczucia i produktywności pracowników”, co może wynikać z kilku czynników unikalnych dla środowiska wirtualnego, takich jak:

Zwiększone obciążenie poznawcze z powodu długotrwałego patrzenia na innych

Pozorna bliskość innych

Ograniczona sprawność ruchowa

Niespełnione oczekiwania dotyczące synchronii i sygnałów niewerbalnych

Utrata poczucia miejsca

Osłabiony nadzór nad spotkaniem

Zmniejszona dynamika i dystrybucja pracy wśród członków zespołu

 

Oglądanie własnego wideo podczas wirtualnych spotkań to kolejny czynnik, który może prowadzić do „odbicia lustrzanego” i negatywnej, skupionej na sobie uwagi, co jest nie tylko stresujące z psychologicznego punktu widzenia, ale może też wpływać na wyniki spotkań i zwiększać zmęczenie podczas wirtualnych spotkań.

W innym badaniu obejmującym 322 pracowników uczelni wyższych podczas wirtualnych spotkań odnotowano umiarkowany poziom zmęczenia. Istotnymi predyktorami zmęczenia wirtualnymi spotkaniami były poczucie fizycznego uwięzienia, lęk przed lustrem, przerwa między wideokonferencjami i czas trwania wideokonferencji.

Wirtualna komunikacja oszukuje umysł

Inną teorię wyjaśniającą, dlaczego wirtualne spotkania mogą być tak obciążające psychologicznie, przedstawił Robby Nadler, dyrektor programu rozwoju pisania akademickiego, zawodowego i technicznego na Uniwersytecie Kalifornijskim w Santa Barbara. Opisuje zmęczenie wirtualnymi spotkaniami jako część większego wyczerpania z powodu komunikacji za pośrednictwem komputera (CMC), które pojawia się w wyniku długotrwałego korzystania z platform CMC.

Część problemu dotyczy sposobu, w jaki mózg przetwarza wskazówki przestrzenne, ponieważ wirtualna komunikacja zniekształca nasze typowe poczucie przestrzeni.

„Ponieważ wiele osób korzysta z platform takich jak Zoom, próbując odtworzyć fizyczne interakcje przestrzenne” - powiedział Nadler w komunikacie prasowym dla Uniwersytetu Kalifornijskieg - „ostatecznie dopada ich uczucie zmęczenia, ponieważ próbując stworzyć fizyczne interakcje, wirtualna przestrzeń gra według różnych zasad”. Odnosi się to konkretnie do komunikacji wirtualnej prowadzącej do stworzenia „trzeciej skórki”:

„Trzecia skórka to hipoteza pozwalająca wyjaśnić, w jaki sposób różnice w przestrzeni między SOC [synchronicznymi konsultacjami online] a spotkaniem stacjonarnym powodują, że uczestnicy nie są zaangażowani jako „aktorzy”, ale „spłaszczeni” do tzw. trzeciej skórki składającej się z osoby, tła i technologii.
Wynikająca z tego transformacja oraz wysiłki poznawcze ukierunkowane na interakcję, które podejmujemy w związku z tą transformacją, powodują wyczerpanie CMC”.

Nadler posłużył się przykładem rozmowy w kawiarni, w której w tle hałasuje młynek do kawy. Podczas spotkania stacjonarnego wszystkie osoby kojarzyły młynek do kawy z typowym hałasem w sklepie. Jednak podczas wirtualnego spotkania młynek do kawy w tle byłby zakłóceniem związanym z daną osobą.

„Więc chociaż podczas spotkania za pośrednictwem Zoom lubimy myśleć, że angażujemy inne osoby i obowiązują wszystkie zasady interakcji fizycznych” - wyjaśnił Nadler - „to, co tak naprawdę robimy, to angażowanie określonej reprezentacji wraz z wszystkimi drastycznymi różnicami przestrzennymi – i tutaj może pojawić się wyczerpanie CMC, ponieważ nasze umysły chcą zrobić coś, na co nie pozwoli rzeczywistość”.

Ostatecznie jest prawdopodobne, że wirtualne spotkania zostaną na stałe, oferując zarówno korzyści, jak i wady w sposobie, w jaki ludzie wchodzą w interakcje i komunikują się na co dzień - w pracy, szkole i życiu osobistym.

Na poziomie indywidualnym kluczem jest równowaga. Upewnij się, że każdą godzinę spędzoną na komunikowaniu się wirtualnie możesz zrekompensować konstruktywną komunikacją osobistą oraz dużą ilością aktywności fizycznej i codziennego ruchu, najlepiej na świeżym powietrzu, w naturalnym otoczeniu.

Źródła i odniesienia